POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. QUI SOMMES-NOUS ?

FlowlyWeb est édité par la société Geezot, société par actions simplifiée, 28B rue des 3 Moulins, 77000 Melun, Melun B 801928888. Pour toute question liée à la confidentialité : support@flowlyweb.com.

2. CHAMP D'APPLICATION

La présente politique explique comment FlowlyWeb collecte, utilise, partage et protège les données personnelles dans le cadre de ses services SaaS et on-premise, en conformité avec le RGPD et la loi Informatique et Libertés.

3. DONNÉES COLLECTÉES

FlowlyWeb collecte :

• Données d'identification : nom, prénom, email, organisation
• Données de compte : identifiants, téléphone, préférences
• Données techniques : adresse IP, logs, navigateur, OS, serveur BigBlueButton connecté
• Données d'utilisation du service (configurations, statistiques, logs d'actions)
• Données de facturation et paiement

Pour le mode On-Premise, seules les données nécessaires à l'activation de la licence, au support et aux mises à jour sont collectées par FlowlyWeb. Les données hébergées sur l'infrastructure du Client ne sont pas accessibles à FlowlyWeb, à l'exception des informations échangées lors de requêtes de support technique.

4. CHAT SUPPORT LIVE (CHATWOOT)

FlowlyWeb utilise Chatwoot, une solution de chat en direct auto-hébergée, pour fournir un support client en temps réel.

4.1. Données collectées

• Données obligatoires : Adresse email, nom, prénom
• Données optionnelles : Numéro de téléphone
• Données techniques : Adresse IP, type d'appareil, navigateur
• Contenu des échanges : Messages, pièces jointes

4.2. Finalités du traitement

• Fournir une assistance client en temps réel
• Répondre aux questions techniques et commerciales
• Améliorer la qualité du service client
• Conserver un historique des demandes de support

4.3. Base légale

Le traitement repose sur votre consentement explicite, recueilli via le formulaire pré-chat et la bannière de cookies.

4.4. Destinataires des données

• Équipe FlowlyWeb : Support technique basé en France
• Infrastructure : Chatwoot auto-hébergé sur serveurs français

4.5. Durée de conservation

• Conversation active : Durée de la conversation
• Historique de support : 13 mois à compter de la dernière interaction
• Sur demande de suppression : Suppression sous 1 mois

4.6. Cookies et stockage local Chatwoot

Chatwoot utilise les cookies HTTP et données de stockage local suivants :

Cookies HTTP :

• cw_conversation : Cookie de session technique pour maintenir le contexte de la conversation active (durée : session)
• cw_user_* : Identifiant unique de l'utilisateur pour reconnaître les visiteurs récurrents (durée : 1 an)
• _chatwoot_session : Session Chatwoot pour maintenir l'état de connexion au service de support (durée : session)

Stockage local (Local Storage) :

• chatwoot_available_agents_* : Liste des agents de support disponibles pour améliorer l'expérience de chat
• chatwoot_campaigns_* : Campagnes de messages automatiques pour assistance proactive selon la navigation

Le symbole * indique un identifiant aléatoire généré automatiquement. Pour plus de détails, consultez notre Politique de Cookies.

4.7. Vos droits

Vous pouvez exercer vos droits RGPD (accès, rectification, effacement, opposition) concernant vos données Chatwoot en écrivant à support@flowlyweb.com.

5. FINALITÉS DE TRAITEMENT

Vos données sont collectées et traitées pour :

• Fournir et administrer le service
• Permettre l'activation/gestion de la licence
• Assurer le support technique
• Établir la facturation et comptabilité
• Améliorer le service (statistiques, retours, optimisation)
• Respecter les obligations légales et réglementaires

6. BASES LÉGALES

Les traitements sont fondés sur l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales, l'intérêt légitime de FlowlyWeb, ou le consentement explicite lorsqu'exigé.

7. PARTAGE DES DONNÉES

Vos données peuvent être transmises :

• Aux prestataires techniques (hébergement, paiement, maintenance, support)
• Aux autorités administratives/judiciaires sur requête légale
• Jamais revendues à des tiers

Pour le mode On-Premise, FlowlyWeb n'accède jamais aux données hébergées sur l'infrastructure du Client, sauf si le Client sollicite explicitement le support et fournit l'accès nécessaire.

8. SÉCURITÉ

FlowlyWeb met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées :

• Chiffrement des communications (TLS)
• Limitation des accès aux équipes habilitées
• Protection physique/logicielle des serveurs
• Revue régulière de la sécurité logicielle
• Conseils de sécurité pour installations on-premise

9. DURÉE DE CONSERVATION

• Données de Compte : durée de l'abonnement, puis 3 ans pour les prospects
• Logs techniques : 1 an
• Données de facturation : 10 ans
• Données échangées lors du support : 1 an

En mode On-Premise, FlowlyWeb ne conserve pas les données utilisateurs propres à l'organisation du Client.

10. DROITS DES UTILISATEURS

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès
• Rectification
• Suppression (« droit à l'oubli »)
• Opposition
• Portabilité
• Limitation

Pour exercer vos droits : support@flowlyweb.com

11. COOKIES ET TRACEURS

FlowlyWeb utilise des cookies techniques et fonctionnels pour assurer le bon fonctionnement du site et vous proposer des services de support client.

Types de cookies utilisés :

• Cookies strictement nécessaires : Cookie de consentement (flowly-cookie-consent) pour enregistrer vos préférences — exempt de consentement selon la CNIL
• Cookies fonctionnels (Chatwoot) : Nécessitent votre consentement explicite pour activer le service de chat en direct (voir section 4.6)

Vous pouvez configurer vos préférences via le bandeau affiché lors de votre première visite. Pour plus d'informations détaillées sur les cookies utilisés, leur durée et leur finalité, consultez notre Politique de Cookies complète.

12. TRANSFERTS HORS UE

Les données sont hébergées dans l'UE. En cas de transfert hors UE, FlowlyWeb s'engage à respecter les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou à utiliser des prestataires disposant d'une décision d'adéquation.

13. MISE À JOUR

La présente politique peut être révisée. Le Client sera informé en cas de modification substantielle.

14. CONTACT

Toute question ou demande concernant la vie privée :

• Email : support@flowlyweb.com
• Courrier : 28B rue des 3 Moulins, 77000 Melun